Kurumlar, firmalar, dernekler ve kulüpler için doküman yönetimi. Yönetmelik düzeninde resmi yazı, paraf ve imza akışı, elektronik onay, sayı, iç dağıtım, kurumlar arası gönderim, gelen evrak, arşiv ve karekodlu doğrulama.
Tanımladığınız personel kendi hesabıyla girer, yetkisi kadar işlem yapar. Her işlem değiştirilemez bir zincire kaydedilir.
Yazıyı hazırlayın, onaya sunun, imzalayın; gerisini FİDYS yapar.
Yönetmelik düzeninde A4 yazı: kalıp ifadeler, tablo, numaralı ilgi, ekler, gizlilik ve ivedilik. Şablonlar ve tek tıkla cevap yazısı.
Parafçıları sırayla ekleyin, imzacıyı seçin. Her adımda onay ya da notla iade; kim nerede bekliyor anlık görünür.
İmzacı kimliği doğrulanmış hesabı ve tek kullanımlık kodla onaylar; sayı otomatik verilir, içerik mühürlenir. Nitelikli e-imza desteği yolda.
FİDYS kullanan kurumlara yazı ekleriyle anında gider, karşı kurumun gelen evrakına düşer. Diğerlerine çıktı, e-posta ya da KEP.
Kâğıt ya da elektronik gelen evrakı numarayla kaydedin, birime veya kişiye gereği / bilgi için havale edin; okundu takibi.
Dosya planı, sayı, konu ve içerikte arama; Excel’e aktarım. Yazının altındaki karekodla herkes belgeyi doğrular.
Küçük bir dernekten çok birimli kurumlara.
Resmi yazışma yapan her kuruluş için: şirketler, dernekler, vakıflar, spor kulüpleri, odalar, okullar ve kamu kurumları. Personelinizi tanımlarsınız; herkes kendi hesabıyla girip yetkisi kadar işlem yapar.
İmzacı, kimliği doğrulanmış hesabıyla yazıyı açar ve iki adımlı doğrulama uygulamasındaki ya da e-postasına gelen tek kullanımlık kodu girer. Bu anda yazıya sayı verilir, içeriğin SHA-256 özeti alınır ve işlem değiştirilemez zincire yazılır. Bu yöntem 5070 sayılı Kanun’daki güvenli elektronik imza değildir; nitelikli e-imza (USB e-imza) desteği FİDYS İmzacı programıyla ikinci aşamada gelecektir.
Her imzalı yazının altında doğrulama kodu ve karekod bulunur. fidys.fidata.tr/dogrula adresinde kod girilince kurum, sayı, imzalayan ve içeriğin değişmediği gösterilir.
Muhatap olarak bir FİDYS kurumu seçerseniz yazı ve ekleri imza anında o kurumun gelen evrakına düşer. FİDYS kullanmayan muhataplar için yazıyı PDF olarak alıp e-posta ya da KEP ile gönderebilirsiniz.
E-<kurum kodu>-<dosya planı kodu>-<sıra> biçiminde, yıl başında sıra yeniden başlar. DETSİS numaranız varsa kurum kodu olarak girebilirsiniz.
Türkiye’deki fidata.tr altyapısında; her kurumun verisi ayrıdır. Ekler ve yazılar yetkisiz kişilere gösterilmez.